Архивное управление                                     УТВЕРЖДАЮ
Кемеровской области                                     Директор 
    Государственного учреждения
Государственное учреждение                        Кемеровской области
Кемеровской области                                      «Государственный архив 
«Государственный архив                                Кемеровской области»
Кемеровской области»                                     ____________ Л.И. Сапурина 
                                                                            «___» ___________2009 г

ПОЛОЖЕНИЕ 
об отделе обеспечения 
сохранности документов
Государственного учреждения
Кемеровской области
«Государственный архив
Кемеровской области»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел обеспечения сохранности документов является структурным подразделением Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области».
1.2. В своей деятельности отдел руководствуется: законодательными актами Российской Федерации (далее РФ) и Кемеровской области; Положением об Архивном фонде РФ; нормативными документами, регламентирующими государственный учет Архивного фонда РФ; нормативными документами, а также постановлениями, решениями, приказами, распоряжениями Федерального архивного агентства, Губернатора Кемеровской области, коллегии администрации Кемеровской области, коллегии архивного управления Кемеровской области, экспертно-проверочной комиссии (далее ЭПК) архивного управления Кемеровской области, начальника архивного управления Кемеровской области, директора Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области» (далее Архив); Уставом Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области»; правилами организации хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (далее АФ РФ) и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М. 2007), настоящим Положением.
1.3 Положение об отделе после согласования экспертно-методической комиссией (далее ЭМК) Архива и ЭПК архивного управления Кемеровской области, утверждается директором Архива.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Основными задачами отдела являются:
2.1 Организация хранения и обеспечения сохранности документов ГАФ РФ, находящихся на госхранении в Архиве.  
2.2  Прием  на государственное хранение документов ГАФ РФ.
2.3. Первичный учет документов, находящихся на госхранении в Архиве.
2.4. Выдача, в установленном порядке, документов для использования, создания страхового фонда, реставрации, во временное пользование.
2.5. Контроль за движением фондов и дел.
2.6. Внедрение в деятельность Архива передового опыта работы в области обеспечения сохранности документов, повышения организации труда.

3. ФУНКЦИИ

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Организует хранение и рациональное размещение документов в Архиве, проводит топографирование, эффективное использование площади хранилищ и их стеллажного оборудования.
3.2. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:
3.2.1. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов.
3.2.2.  Обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима.
3.2.3.  Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях хранилищ.
3.2.4.  Обеспечивает режимный порядок доступа в хранилища, опечатывание их.
3.2.5.  Осуществляет совместно с хозяйственной службой Архива надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования хранилищ.
3.3.  Проводит проверку наличия и состояния дел, документов, учет, розыск необнаруженных дел.
3.4.  Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.  
3.5.  Принимает меры по улучшению физического состояния документов:
3.5.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы.
3.5.2. В соответствии с планом работы готовит документы о передаче для проведения работ по улучшению их физического состояния; контролирует качество проведения этих работ при возвращении дел в хранилище.
3.6.  Осуществляет имеющимися средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.
3.7.  Готовит предложения о составе документов. требующих первоочередного копирования, для включения в план работы Архива по созданию страхового фонда и фонда пользования.
3.7.1.  Готовит документы к копированию, передает их для работы, принимает их обратно, проверяя качество, учитывает в установленном порядке скопированные документы.
3.8.  Проводит опечатывание коробок с делами, прошедшими проверку наличия и физического состояния.
3.9.  В установленном порядке принимает на государственное хранение документы, контролирует их физическое состояние и качество технической обработки. 
3.10. В установленном порядке выдает документы для:
- использования исследователям в читальный зал Архива, учреждениям и организациям во временное пользование;
- проведения архивных работ с документами сотрудникам Архива в рабочие помещения;
-проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, улучшения физического состояния документов на реставрацию;
  Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в хранилище, проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов.
3.11. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов , готовит предложения по её совершенствованию.
3.12. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций.
3.13. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты для передачи на госучет, осуществляемый централизовано.
3.14. Ведет вспомогательные учетные документы, составляет паспорта хранилищ.
3.15. Готовит предложения к проектам программ развития Архива, перспективных и текущих планов работы отдела, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.
3.16. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, внедряет их в практику работы.
3.17. Проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда, анализирует выполнение норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа.
3.18. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Архива.
3.19. Изучает и использует отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности.
3.20. Принимает участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным направлениям, вносит на рассмотрение дирекции других совещательных органов Архива вопросы по профильным направлениям.

3.21. Принимает участие в работе ЭПК архивного управления Кемеровской области, ЭМК Архива, дирекции Архива. 

4. ПРАВА

Отделу предоставляется право
4.1.Требовать от структурных подразделений Архива и организаций, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в хранилище.
4.2. Вносить предложения руководству Архива о распорядке дня работы в части времени приема требований, выдачи и приема документов, а также норм их выдачи.
4.3. Не принимать к исполнению требования:
- без визы руководства Архива при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках;
- без визы руководителей соответствующих структурных подразделений Архива при выдаче документов для проведения работ сотрудниками Архива.
4.4. Осуществлять деловые контакты с вышестоящими архивными органами, ВНИИДАД, другими архивными и научными учреждениями по вопросам своей деятельности.
4.5. Участвовать в работе дирекции Архива, ЭМК Архива, совещаниях работников архивных учреждений и специалистов архивного дела для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию 

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И РУКОВОДСТВО

5.1. Отдел выполняет возложенные на него задачи и функции под руководством, при содействии и в тесном контакте с директором Архива, Главным хранителем фондов, ЭПК архивного управления Кемеровской области, во взаимодействии с другими отделами Архива, ЭМК Архива, сотрудниками, ответственными за ведение архива и делопроизводства в организациях - источниках комплектования.
5.2. Отдел осуществляет свою деятельность в соответствии с Показателями основных направлений и результатов деятельности Архива, на основе годового плана работы отдела, утверждаемого директором Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области». Годовое планирование показателей направлений работы отдела осуществляется с учетом показателей направлений деятельности отдела, включенных в планы работы ЭПК архивного управления Кемеровской области и ЭМК Архива.
5.3. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности приказом директора Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области». Заведующий отделом организует всю деятельность отдела, распределяет обязанности между его работниками и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, составляет планы и отчеты о работе отдела, составляет сводные Сведения по итогам паспортизации, представляет Государственное учреждение Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области» по вопросам, входящим в компетенцию отдела, участвует в заседаниях дирекции Архива, является членом ЭМК Архива.
5.4. Штат отдела определяется штатным расписанием и штатной расстановкой Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области» в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ. Личный состав отдела назначается приказом директора Архива.
5.5. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

Зав. отделом обеспечения сохранности                                                   О.А. Нагорный

СОГЛАСОВАНО                                                           СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭМК                                                               Протокол ЭПК
Государственного учреждения                                     архивного управления
Кемеровской области                                                     Кемеровской области
«Государственный архив                                               От___________№
Кемеровской области»
От _____________№_______

С Положением ознакомлены: